5 praktische Tipps für die Arbeit mit Excel
Excel ist aus der Arbeitswelt kaum wegzudenken. Schätzungen zufolge arbeiten weltweit mehr als eine Milliarde Menschen mit der Tabellenkalkulation. Wie viele von denen wirklich mit Microsofts Tabellenkalkulation zurechtkommen, lässt sich indes nicht sagen.
Falls auch ihr gelegentlich mit euren Excel-Skills hadert, haben wir im Folgenden fünf praktische Tipps für die Arbeit mit der Tabellenkalkulationslösung für euch.
KI kann die Arbeit mit Tabellen deutlich erleichtern. Das weiß auch Microsoft und bietet unter der Bezeichnung Copilot Pro optionale KI-Features für Office-Kund:innen an. Dafür will der Software-Konzern aus Redmond von Privatnutzer:innen allerdings 22 Euro monatlich. Unternehmen wiederum zahlen 28,10 pro Nutzer:in und Monat.
Doch es gibt auch Alternativen. Wer sich beispielsweise mit der Erstellung von Formeln schwertut, der kann diese Arbeit auch von dem Formelgenerator von Formulabot erledigen lassen. Ihr erklärt einfach in normaler Sprache, was die Formel machen soll, und die KI kümmert sich um den Rest. Auch praktisch: Wenn euch in Excel-Tabellen von anderen Formeln unterkommen, die ihr nicht auf Anhieb versteht, kann euch das Tool auch deren Funktionsweise erklären. Das Tool könnt ihr fünfmal pro Monat kostenlos nutzen. Danach werden monatlich 5 US-Dollar fällig.
Sofern ihr keine Erklärung benötigt, und einfach nur eine KI sucht, die für euch Formeln erstellt, dann könnt ihr auch einen Blick auf den kostenlosen Formelgenerator von Ajelix werfen. Oder ihr fragt ganz einfach ChatGPT. Denn auch für OpenAI-Chatbot ist das kein Problem.
Wo wir gerade bei Formeln sind, mit einem praktischen Tastaturkürzel könnt ihr jederzeit auswählen, ob euch Excel in eurer Tabelle die jeweiligen Formeln oder die mit ihnen errechneten Ergebnisse anzeigen soll.
Dazu betätigt ihr lediglich die Tastenkombination Strg + ~. Habt ihr euch an den Formeln sattgesehen, müsst ihr einfach noch einmal Strg + ~ betätigen und schon werden euch stattdessen wieder die Ergebnisse angezeigt.
Mithilfe von Makros könnt ihr in Excel wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren. Dafür müsst ihr euch allerdings zunächst mit der Basic-basierten Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) auseinandersetzen. Einfacher geht es, wenn ihr die Arbeit ChatGPT überlasst.
Dazu erklärt ihr dem Chatbot einfach, welche Aufgabe euer Makro lösen soll. Daraufhin sollte euch ChatGPT nicht nur den notwendigen Code generieren, sondern euch auch erklären, wie ihr den anpasst, in Excel einfügt und am Ende ausführt.
Praktischer Nebeneffekt: Auf die Art und Weise lernt ihr dann auch, wie VBA funktioniert. Zumal ihr ChatGPT auch jederzeit Fragen zu einzelnen Code-Bestandteilen stellen könnt.
Ihr verwendet viel Zeit darauf, eure Tabellen zu formatieren? Dann solltet ihr euch mit der F4-Taste anfreunden. Denn wenn ihr die direkt nach einer Formatierungsänderung – also beispielsweise beim Einfärben – drückt, denn merkt sich Excel genau diese Änderung. Jetzt wählt ihr einfach einen Bereich, auf den genau diese Formatierung ebenfalls angewendet werden soll, und schon überträgt Excel die gespeicherte Formatierung auch auf diese.
F4 kann aber noch mehr! Die Taste kann euch auch helfen, wenn ihr absolute Bezüge in Formeln setzen wollt. Absolute Bezüge werden in Excel-Formeln mit dem Dollarzeichen ausgewiesen. Statt immer $ zu schreiben, könnt ihr aber auch einfach die Argumente mit der Maus markieren und dann F4 drücken. Durch erneutes Drücken von F4 verschwinden die absoluten Bezüge wieder.
Im Netz gibt es eine ganze Reihe von Lernvideos und Tutorials zu Excel. Aber auch Microsoft bietet eigene Erklärvideos an. Die reichen von einer ersten Einführung über Formatierungsoptionen bis hin zu Formeln, PivotTables und Power Querys.
Einsteiger sollten sich die Videoreihe unbedingt einmal anschauen.
