- Cloudbasierte Rechnungsdienste: Sicher und GoBD-konform
- Buchhaltung in der Cloud: Warum der Umstieg nicht ganz einfach ist
- Billomat: Gute Fakturierung und automatisierter Belegerkennung
- Fastbill: Smarte Buchhaltung mit Fokus auf Design und Übersichtlichkeit
- Goodlance: All-in-One-Tool für Freelancer
- Lexware Office: Buchhaltungslösung mit Fokus auf Automatisierung
- Papierkram: Buchhaltung mit Fokus auf Projekte und Zeiterfassung
- Seewara: Wie Mensch und Maschine zusammenarbeiten können
- Sevdesk: Cloud-Buchhaltung mit KI‑gestützter Belegerkennung
- Wiso Mein Büro: Buchhaltungslösung inklusive Dokumentenmanagementsystem
- Fazit: Die Standardlösung für alle gibt es nicht – aber viele gut passende Varianten
Cloud-Buchhaltung im Vergleich: Welche Lösung spart dir wirklich und Zeit und Nerven?

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In den letzten Jahren hat sich eine Vielzahl an Angeboten in der Cloud entwickelt, wenn es darum geht, als Selbstständige:r oder Gründer:in die eigene Buchhaltung im Blick zu behalten und korrekte Rechnungen zu stellen. Und gerade die E-Rechnung, die seit diesem Jahr (in ersten Ansätzen) für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen verbindlich wird, hat dazu geführt, dass viele umdenken müssen. Daher ist gerade jetzt eine gute Gelegenheit, sich mit einer wasserdichten Rechnungs- und Buchhaltungslösung zu befassen – und die wird gerade für kleinere Unternehmen immer häufiger in der Cloud liegen.
Cloudbasierte Rechnungsdienste: Sicher und GoBD-konform
Dabei stößt die Vorstellung, Geschäftsunterlagen online und in einer Cloud-Umgebung zu verwalten, bei manchen zunächst auf Skepsis. Doch die Cloud-Lösungen bieten in vielerlei Hinsicht Vorteile und sind oftmals sogar sicherer als die On-Premises-Lösungen vieler kleinerer Unternehmen. Sie sind jederzeit verfügbar und sorgen dafür, dass Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen (inklusive GoBD) entsprechen – ein entscheidender Punkt im Fall einer Steuerprüfung.
Auch beim Thema Datensicherheit sind moderne Anbieter technisch gut aufgestellt und bieten meist mehr Datenschutz im Sinne einer DSGVO-konformen Ablage als andere, stationäre Wege der Buchhaltung: Durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sind sensible Informationen oft besser geschützt als auf lokal betriebenen Computer. Darüber hinaus ermöglichen viele Systeme einfache Backups und Datenexporte. So lassen sich wichtige Unterlagen jederzeit lokal sichern – idealerweise auf einem externen Speichermedium. Übrigens versprechen viele Cloud-Buchhaltungslösungen, dass sie auch über eine Kündigung hinaus die bestehenden Daten weiterhin kostenfrei vorhalten. Das stellt sicher, dass man auch nach Jahren noch nachweisen kann, wann und wie ein Datensatz erstellt, gespeichert oder verändert wurde.
Gerade für viele Selbstständige wäre das ein echter Fortschritt. Denn die vielfach verwendeten Buchhaltungslösungen mit Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und Umsatzsteuervoranmeldungen, die man schnell per Hand rechnet, können spätestens bei einer Steuerprüfung zum teuren Showstopper werden, wenn das Finanzamt sie nicht anerkennt und seinerseits schätzt und festsetzt – meist zu Ungunsten des/der Unternehmer:in. Davon abgesehen besteht hier schnell die Gefahr, sich teuer zu verrechnen. Das führt dann entweder dazu, dass man zu viel bezahlt oder ins Visier des Finanzamtes gerät.
Buchhaltung in der Cloud: Warum der Umstieg nicht ganz einfach ist
Viele Programme zur Rechnungserstellung und Buchhaltung bieten eine kostenlose Einstiegsversion an. Diese Gratisvarianten sind jedoch oft mit Einschränkungen verbunden – etwa durch sichtbare Werbeeinblendungen auf deinen Dokumenten. Das wirkt wenig professionell, gerade im geschäftlichen Kontakt. Wer auf Dauer seriös auftreten will, kommt daher kaum an einer kostenpflichtigen Version vorbei. Dennoch kann es vernünftig sein, wenn man erst einmal ein kleines nebenberufliches Gewerbe austesten will, die ersten Rechnungen mit einer solchen Gratis-Variante zu verfassen.
Ein weiteres wichtiges Thema: der Wechsel von einer Rechnungssoftware zur nächsten. Was bei anderen Tools unkompliziert funktioniert, ist in diesem Fall oft mit mehr Aufwand verbunden. Der Grund: Kundendaten, Vorgänge und gespeicherte Rechnungen müssen sauber übertragen und teils neu eingerichtet werden, Rechnungskreise und Abrechnungsregelungen übernommen werden. Deshalb empfiehlt es sich, den Anbieterwechsel sorgfältig zu planen – idealerweise zum Ende eines Geschäfts- oder Halbjahres.
Doch viele der Programme leisten deutlich mehr als nur das Erstellen von Rechnungen. Sie übernehmen häufig auch grundlegende Buchhaltungsaufgaben – etwa im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung, wie sie für viele Selbstständige und Gründer:innen ausreicht. So erhältst du mit wenigen Klicks einen übersichtlichen Blick auf deine finanzielle Situation. Auch die Vorbereitung der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung können Nutzer:innen sich in Zukunft oftmals sparen, da die Daten aus den ein- und ausgehenden Buchungen automatisch zu extrahieren sind. Oftmals kommen Funktionen für Zeiterfassung, Mahnwesen oder Cashflowbetrachtung und Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hinzu.
In vielen Fällen bietet es sich an, das Verbuchen selbst zu übernehmen und nur im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss mit einem/r Steuerberater:in zusammenzuarbeiten. Das spart Kosten und ermöglicht den maximal möglichen wirtschaftlichen Einblick in die Lage des eigenen Unternehmens – und das auch unterjährig. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, sollte prüfen, welche Exportfunktionen die jeweilige Software bietet. Dienste mit Datev-kompatiblen Schnittstellen ermöglichen eine strukturierte Übergabe der Daten und reduzieren gleichzeitig den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Übermittlung.
Im Folgenden haben wir einige der bekannten Produkte aufgelistet und benennen Vor- und Nachteile sowie die wichtigsten Features.
Billomat: Gute Fakturierung und automatisierter Belegerkennung
Billomat ist eine Buchhaltungslösung, die sich insbesondere an Selbstständige, Startups und kleine Unternehmen richtet. Der Fokus liegt auf einer einfachen und intuitiven Bedienung, sodass sich die Lösung auch ohne tiefere buchhalterische Vorkenntnisse effektiv nutzen lässt. Im Zentrum steht ein umfangreiches Rechnungsmodul, mit dem sich Angebote, Rechnungen, Gutschriften und wiederkehrende Abrechnungen erstellen, versenden und verwalten lassen. Auch das Mahnwesen ist integriert – mit automatisierten Mahnläufen und individuell anpassbaren Texten. Darüber hinaus bietet Billomat eine Datev-kompatible Schnittstelle, über die Steuerberater:innen bequem eingebunden werden können.
Gelungen ist die automatische Belegerkennung per OCR, mit der eingescannte oder abfotografierte Dokumente ausgelesen und zur Buchung vorgeschlagen werden. Über eine PSD2-Banking-Anbindung lassen sich Banktransaktionen automatisch mit Rechnungen abgleichen. Die Buchhaltung selbst unterstützt unter anderem die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die sich dann per Elster übermitteln lässt. Neben dem integrierten Kunden- und Lieferantenmanagement ist auch eine einfache Artikelverwaltung vorhanden. Für Onlinehändler:innen oder Unternehmen mit komplexeren CRM-Anforderungen kann dieses Modul jedoch schnell an seine Grenzen stoßen.
Wer sein Geschäft ausbauen möchte, kann über Schnittstellen externe Systeme wie Shopify, WooCommerce, Zapier oder Zahlungsdienste wie Paypal anbinden. Auch Zusatzservices wie Inkasso, Factoring oder Finetrading stehen über Partnerunternehmen zur Verfügung. Billomat ist damit eine Lösung für kleinere Firmen, die automatisierte Abläufe und eine unkomplizierte Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro suchen. Wer allerdings ein stärker ausgeprägtes Kassenbuch, eine umfassende Anlagenbuchhaltung oder tiefgreifende ERP-Funktionalitäten benötigt, wird eher bei komplexeren Systemen fündig.
Zum Produkt: Billlomat
Fastbill: Smarte Buchhaltung mit Fokus auf Design und Übersichtlichkeit
Fastbill, das seit 2021 zum größeren kanadischen Mitbewerber Freshbooks gehört, hat sich auf Selbstständige und kleine Unternehmen konzentriert, die ihre Finanzen durch digitales Rechnungsmanagement, Reporting und den Zugang zu Steuerberatungen selbst erledigen, um dann die fertige Buchhaltung gegebenenfalls an einen Steuerberater weiterzugeben. Im Zentrum stehen auch hier einerseits die Rechnungsläufe und Abrechnungsaufgaben, aber zusätzlich natürlich auch die Belegerfassung und –verwaltung. Dabei werden Belege automatisch gesammelt, digitalisiert und kategorisiert –Kontenabgleich und Finanzreportings inklusive.
Der Fokus von Fastbill liegt aber weniger auf dem Funktionsumfang, der in weiten Teilen mit den Mitbewerbern vergleichbar ist, sondern auf der ansprechenden grafischen Aufbereitung der Daten. Zentrales Element ist das Dashboard, das innerhalb weniger Sekunden einen Überblick über die aktuelle Situation im Unternehmen vermittelt: Welche Projekte sind abzurechnen, welche Zahlungen stehen noch aus bzw. sind bereits erfolgt? Praktisch auch hier: Belege lassen sich per Smartphone-Kamera scannen und archivieren – Inwieweit das fürs eigene Geschäft ausreicht, ist individuell zu entscheiden. Insgesamt stehen vier kostenpflichtige Produktvarianten zur Verfügung, die das Spektrum vom / von der Solo-Selbstständigen bis zum mittelständischen Unternehmen mit mehreren Personen in der Buchhaltung, die über unterschiedliche Berechtigungen verfügen, recht gut abdecken können.
Zum Produkt: Fastbill*
Goodlance: All-in-One-Tool für Freelancer
Ziemlich am unteren Ende ist Goodlance angesiedelt, das sich vor allem als All-in-One-Tool für Freelancer positioniert – doch das muss nicht schlecht sein, da die Lösung entsprechend einfach konzipiert ist. Am ehesten kann man Goodlance vom Funktionsumfang mit Tools wie Papierkram vergleichen. Angebote und Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen und den jeweiligen Kunden zuordnen, eine EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen – das ist so ziemlich das, was ein Soloselbstständiger benötigt. Kundenverwaltung und Zeitmanagement sowie das Verfügbarkeitsmanagement sind eher einfach gehalten. Gelungen ist das Projektmanagement, das aber ebenfalls mehr auf Einzelunternehmer ausgerichtet ist und neben Kanban-Board und To-Do-Liste eine Auswertung der Zeitaufwendungen erlaubt.
Passend zu diesem Ansatz gibt’s auch hier Exportmöglichkeiten für Belege und Buchungen sowie einen Steuerberaterzugang. Und natürlich stellt auch Goodlance die in Zukunft erforderlichen E-Rechnungs-Workflows für Zugferd und XRechnung bereit. Alles in allem eignet sich Goodlance, das neben zwei Bezahlversionen auch in einer stark abgespeckten Gratis-Version erhältlich ist, durch Einfachheit und moderates Pricing. Nicht zu empfehlen ist die Lösung dagegen für Startups und mehrere Nutzer – wer mit entsprechenden sich wandelnden Strukturen rechnet, sollte aufgrund des ansonsten erforderlichen Mehraufwands bei einem Wechsel lieber zu etwas anderem greifen.
Zum Produkt: Goodlance
Lexware Office: Buchhaltungslösung mit Fokus auf Automatisierung
Lexware Office (ehemals Lexoffice) ist aufgrund seiner großen Funktionsvielfalt mit der Buhl-Lösung vergleichbar und kommt von Haufe-Lexware, dem direkten Mitbewerber. Auch hier kann man je nach Unternehmensgröße und Anforderungen unterschiedliche Module buchen und den Funktionsumfang so anpassen. Features stehen etwa für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Unternehmensorganisation bereit, wobei vieles sich nicht nur an kleinere Unternehmen richtet. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder Gutschriften lassen sich damit vergleichsweise intuitiv erstellen. Durch die Datev-Schnittstelle und den Steuerberater-Zugriff wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro deutlich vereinfacht. Eine integrierte Onlinebanking-Funktion ermöglicht automatisierte Zahlungsvorgänge und den Abgleich von Rechnungen mit Banktransaktionen.
Besonders stark ist Lexware Office, das es in vier „Größen“, bzw. Ausprägungen gibt, bei der Automatisierung von Standardprozessen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit zur digitalen Belegverarbeitung machen Lexware Office besonders attraktiv für Unternehmer:innen, die möglichst wenig Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen wollen. Dabei lassen sich Angebote und Rechnungen unkompliziert erstellen und verwalten. Zudem können Geschäftspartner und Belege systematisch erfasst werden. Bereits in dieser Einstiegsversion ist ein separater Zugang für den Steuerberater enthalten, sodass komplexere steuerliche Aufgaben bequem ausgelagert werden können – über die reine Buchhaltung hinaus. Auch die Multibanking-API ist Standard, die eine automatische Zahlungsabgleichund erlaubt.
Je nach Anforderungen lassen sich auch Kassenbücher erstellen, das Programm kann eine (teil-)automatisierte Abstimmung mit Bankkonten vornehmen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen wie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder die Gewinn- und Verlustrechnung vornehmen. Natürlich unterstützt die Lösung auch die beiden im E-Rechnungsbereich üblichen Verfahren und kann Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellen. Für Teams bietet die Premium-Variante Mehrbenutzerzugänge sowie zusätzliche Module wie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für Arbeitgeber:innen bietet Lexware Office Module zur Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive digitaler Meldeverfahren (etwa zur Sozialversicherung). Auch Arbeitsverträge, Urlaubsübersichten und Lohnjournale lassen sich in der Cloud pflegen. Die Lösung lässt sich per Browseranbindung oder App bedienen und im Funktionsumfang flexibel an den Unternehmensbedarf anpassen.
Zum Produkt: Lexware Office*
Papierkram: Buchhaltung mit Fokus auf Projekte und Zeiterfassung
Papierkram.de ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung, die sich besonders an Freiberufler:innen, Selbstständige sowie kleine Unternehmen richtet. Der Schwerpunkt liegt auf einem integrierten Rechnungswesen, das sich mit Projektmanagement und Zeiterfassung verzahnt. So können etwa aus Angeboten Rechnungen erstellt, projektbezogene Stunden automatisch übernommen und abgerechnete Belege einem bestimmten Kunden zugeordnet werden. Auch wiederkehrende Rechnungen lassen sich einfach erstellen.
Neben der klassischen Belegerfassung – per Upload oder Scan – unterstützt Papierkram die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sowie die Umsatzsteuervoranmeldung mit direkter Elster-Anbindung. Der Datev-Export für den Steuerberater ist ebenfalls möglich. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ist allerdings weniger komfortabel gelöst als bei manch anderer Lösung; spezialisierte Partner werden aktuell nicht aktiv empfohlen. Die Software punktet dagegen mit einer übersichtlichen Benutzerführung, der Möglichkeit zur Rechtevergabe für Teammitglieder und einer integrierten Kunden- und Lieferantenverwaltung. Eine Cashflow-Ansicht hilft dabei, Zahlungsflüsse zu visualisieren, und für abschreibungsfähige Güter steht eine eigene Wertansicht zur Verfügung.
Auch Mahnfunktionen sind vorhanden, ebenso ein Kontenabgleich, der dank PSD2 mit zahlreichen Banken kompatibel ist. Papierkram erzeugt rechtssichere Rechnungen inklusive passender Steuersätze für grenzüberschreitende Leistungen und ermöglicht die strukturierte Gruppierung von Rechnungspositionen. Auch die gängigen E-Rechnungsformate werden schreibend wie lesend unterstützt. Neben einer eingeschränkten, kostenlosen Basisversion gibt es unterschiedlich konfektionierte Bezahlversionen mit erweiterten Funktionen und Team-Zugängen. Wer allerdings mobil arbeiten möchte oder komplexere Buchhaltungsprozesse wie im E-Commerce abbilden muss, stößt bei Papierkram allerdings schneller an Grenzen als bei größeren Wettbewerbern.
Zum Produkt: Papierkram
Seewara: Wie Mensch und Maschine zusammenarbeiten können
Einen etwas anderen Ansatz verfolgt die Buchhaltungslösung von Seewara. Die Plattform will Selbstständige und kleinere Unternehmen mit Buchhalter:innen und Steuerberater:innen vernetzen und so eine Lösung schaffen, die Technik für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten nutzt. Natürlich werden auch hier die Daten GoBD-konform und verschlüsselt verwaltet.
Sämtliche Belege eines Unternehmens werden in die Cloud hochgeladen und professionell durch vernetzte Buchhalter:innen kontiert, wobei der:die Unternehmer:in.vorkontieren kann und soll. Insofern ist aber auch das Preisgefüge etwas anders als bei den Mitbewerber-Tools. Pro kontiertem Beleg wird eine Gebühr fällig, die mit wachsender Belegzahl abnimmt. Einen Teil der Arbeit soll mittelfristig die KI leisten, versprechen die Gründer. Standard-Schnittstellen für den Datenexport stehen für die Kommunikation mit der Finanzverwaltung (zum Beispiel für die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zur Verfügung, auch eine Datev-Anbindung zur eigenen Weiterverarbeitung ist an Bord. Weitere Dienstleistungen wie den Jahresabschluss oder die Lohnbuchhaltung können Kund:innen gesondert buchen.
Die etwas andere Ausrichtung der Lösung bedeutet aber auch, dass einige Features, wie man sie bei anderen (auch) auf Rechnungsstellung spezialisierten Tools findet, fehlen. Im Umkehrschluss ist das, was Seewara aber bietet, etwas individueller und auch für komplexere und größere Unternehmensstrukturen anpassbar.
Zum Produkt: Seewara
Sevdesk: Cloud-Buchhaltung mit KI‑gestützter Belegerkennung
Sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die seit 2025 Teil der französischen Cegid-Gruppe gehört. Mit Hilfe von Sevdesk lassen sich Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Zahlungserinnerungen individuell gestalten. Eine besondere Stärke ist hier die KI-gestützte OCR-Belegerkennung, die automatisch Belegdaten aus Scan oder Foto erfassen soll und Vorschläge für die korrekte Buchung machen kann. Das funktioniert weitgehend okay, aber natürlich nicht fehlerfrei.
Mithilfe weniger Klicks lassen sich Rechnungen aus Angeboten generieren und zusammenfassen, danach per Post oder als PDF direkt an den Rechnungsempfänger zustellen. Mithilfe eines Links lässt sich eine spezielle vorausgefüllte Bezahlseite in die Rechnung einfügen, mit der der Kunde das Begleichen noch einfacher vornehmen kann. Übersichtlich gelöst ist auch der Überblick über die noch offenen Rechnungen. Unternehmen können so schnell sehen und entscheiden, bei welchen Kund:innen wann nachgefasst werden soll. Mahnungen lassen sich zudem automatisiert erzeugen und mit einem Knopfdruck versenden. Auf der Buchhaltungsebene unterstützt Sevdesk u. a. die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), doppelte Buchführung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen via Elster. Wer bilanziert, kann im Pro‑Tarif auch Jahresabschlüsse erstellen.
Onlinebanking ist für über 4.000 Institute nutzbar; Zahlungen und automatische Zuordnung zu Rechnungen erfolgen direkt in der Software, wobei die Rest-API ein Feature ist, das nicht viele der Mitbewerber:innen an Bord haben. Ein Schnittstellen-Marktplatz ermöglicht etwa die Anbindung an Datev, Addison, Elster, Shopify, WooCommerce, Paypal, Clockodo, GetMyInvoices, Billbee und viele weitere Tools (mehr als 50 Integrationen). Auch ein integriertes Kassenbuch ist möglich. Sevdesk unterstützt die E‑Rechnungs-Standards Zugferd und XRechnung, wobei Erstellen, Versenden, Empfangen und Auslesen digital erfolgen können.
Zum Produkt: Sevdesk*
Wiso Mein Büro: Buchhaltungslösung inklusive Dokumentenmanagementsystem
Die etablierte Bürosoftware von Buhl, die vor allem kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler unterstützt, bietet Features rund um Rechnungswesen und Buchhaltung, Dokumentenmanagement und Personalwesen. Neben dem Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen lassen sich die Kundenstammdaten erfassen. Über eine Anbindung ans Onlinebanking können Zahlungen ausgelöst und protokolliert werden.
Wie bei den meisten größeren Produkten lassen sich Buchhaltungsdaten zum Steuerberater:in übertragen. Für Unternehmer, die nur wenige Rechnungen im Monat stellen, ist die kostenlose Ausbaustufe Free ausreichend, bei einem wachsenden Unternehmen lässt sich der Funktionsumfang kostenpflichtig schnell anpassen. Unterm Strich sind Wiso Mein Büro und Lexware Office diesbezüglich die am weitesten anpassungsfähigen und umfangreichsten Lösungen in unserem Testfeld.
Generell lassen sich Dokumente über die Scan-App oder als digitale Dokumenten per Drag and Drop erfassen. Mit der Unterschriftfunktion soll künftig ein rechtsgültiges, elektronisches Unterzeichnen von Dokumenten wie etwa Verträgen möglich sein. Wer Personal beschäftigt, kann mit dem entsprechenden Modul auch die verpflichtende digitale Zeiterfassung regeln und Abwesenheiten und Urlaube erfassen (lassen), außerdem Erstattungen von Auslagen und Pauschalen für Dienstreisen ermöglichen. Zudem lassen sich mit Workflows und Freigaben viele Personalprozesse automatisieren.
Zum Produkt: Wiso Mein Büro
Fazit: Die Standardlösung für alle gibt es nicht – aber viele gut passende Varianten
Eine ideale Buchhaltungssoftware für alle Freiberufler und Startups – noch dazu mit unterschiedlichem Aufgabengebiet und Branchenfokus – existiert nicht. Zwar bieten viele Lösungen inzwischen einen beachtlichen Funktionsumfang an, doch werden zentrale Funktionen häufig erst nach und nach implementiert – oft als Reaktion auf Rückmeldungen aus der Nutzerschaft. Das führt dazu, dass sich einige Dienste im laufenden Betrieb weiterentwickeln, was zwar nutzerzentriert ist, in der Praxis jedoch auch unausgereifte oder fehlende Funktionen mit sich bringen kann, die Zeit kosten und Prozesse verzögern.
Für Selbstständige empfiehlt es sich, Lösungen zu wählen, die unabhängig vom eigenen Geschäftskonto funktionieren, denn die Buchhaltungssoftware lässt sich bei Bedarf leichter wechseln als das Konto selbst, was langfristig für mehr Flexibilität sorgt. Im Vergleich zu früher verbreiteten Desktop-Lösungen bieten moderne cloudbasierte Dienste aber in vielen Fällen einen deutlichen Mehrwert: Sie sind einfacher in der Handhabung, werden regelmäßig aktualisiert und besser auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten.
Doch gerade bei wachstumsorientierten Unternehmen wie Startups spielt die Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. Es sollte darauf geachtet werden, dass mehrere Nutzer gleichzeitig mit unterschiedlichen Zugriffsrechten im System arbeiten können, denn eine zentrale Nutzung über einen gemeinsamen Account ist weder praktikabel noch datenschutzkonform. Wichtig ist auch, dass die Lösung „auf Zuwachs“ gedacht wird, denn was man möglicherweise heute noch nicht benötigt, kann in einem Jahr dennoch entscheidend sein. Die meisten größeren Lösungen ermöglichen das einfache Hinzubuchen des nächstgrößeren Pakets – auch unterjährig.
Gerade im Hinblick auf die Cloud-Problematik geben sich die meisten Anbieter transparent und bemüht. Die gespeicherten Daten werden verschlüsselt abgelegt und befinden sich in der Regel auf Servern innerhalb der EU. Temporäre Datenexporte, beispielsweise zur Weitergabe an Dritte, werden nach kurzer Zeit automatisiert gelöscht, um ein unnötiges Risiko zu vermeiden. Übrigens versprechen die meisten Dienste, auch nach der Kündigung für die notwendigen Aufbewahrungsfristen gegenüber dem Finanzamt die abgelegten Daten weiterhin verfügbar zu halten (aber natürlich ohne weitere Schreibrechte). Das ist vorbildlich, aber auch eine wichtige Voraussetzung für einen solchen Dienst.