Ablenkungen bei der Arbeit minimieren: 4 Herausforderungen – und wie du sie meisterst
Mein Telefon hält immer eine Überraschung bereit, aber das Beste aus diesen Überraschungen – die persönlichen Nachrichten – wird inzwischen auch direkt an den Computer übertragen. Und weil sie auf die Arbeit oder die Familie bezogen sein könnten, benötige ich sie dort auch. Wie soll man da noch konzentriert sein?
Ablenkung bei der Arbeit: Alles neu und aufregend!
Das fragt sich die Wissenschaft natürlich auch, den Forschenden geht es ja nicht anders. Britische Psychologinnen und Tech-Forscherinnen um Elizabeth Marsh von der Universität Nottingham haben besonders genau hingeschaut und nicht einfach nur eine Umfrage gestartet. Dass Ablenkungen laut Umfragen ein Problem sind, wissen wir schon länger.
Sie haben mit nur 14 Testpersonen gearbeitet, bei diesen aber besonders gründlich hingeschaut. Solche qualitativen Forschungsprojekte mit wenig Masse, aber viel Tiefe werden in der öffentlichen Debatte meist unterschätzt, dabei sind sie wissenschaftlich bedeutsam. Sie werden genutzt, um Themen zu betrachten, die insbesondere einem technologischen oder kulturellen Wandel unterliegen.
Im Fall der Ablenkungen gilt beides: Wir werden erreichbarer und damit auch ablenkbarer, das ist der kulturelle Aspekt. Und die, die uns ablenken wollen, werden immer besser darin, das können wir der Technologie zuordnen. Wollen wir dieser Herausforderung begegnen, dann müssen wir herausfinden, worin sie genau besteht.
4 Herausforderungen, die wir angehen können
Sehen wir also genauer hin, was Marsh und ihre Kolleginnen herausgefunden haben. Ihr Ziel war es, das Konzept der „Digital Workplace Job Demands“ (DWJDs) mit Inhalt zu füllen. Das sind einige der Stressfaktoren, die Menschen in der postpandemischen Zeit, also jetzt, herausfordern:
- Bitte sofort antworten oder gestern!
In den Untersuchungen berichteten die Menschen von dem gefühlten Druck, alle Nachrichten sofort beantworten zu müssen und dabei permanente digitale Präsenz zu zeigen. Niemand möchte den Eindruck erwecken, vorwiegend bei Remote-Work nicht sofort verfügbar zu sein. So wird ausgerechnet Fokus-Zeit zu etwas, das nach außen als fehlende Leistungsbereitschaft gedeutet werden könnte.
Was tun? Um den Ablenkungen der digitalen Kommunikation zu begegnen, können Teams vereinbaren, dass die Mitglieder zu bestimmten Zeiten nur einmal in der Stunde erreichbar sind, oder aber in bestimmten Zeitfenstern. Das gibt dem Homeoffice seinen Wert als ruhigen Arbeitsplatz zurück, ohne die Begegnungen in der Firma abzuwürgen.
- Sekunde, das ist mein Telefon!
Dies ist der Teil, den niemand gern zugibt: Auch die Personal-Devices sind eine Herausforderung, die Menschen ablenkt. Ebenso wie E-Mails und private Nachrichten. Eben hast du noch deine Präsentation vorbereitet und zack! – Streit in der Kita-Chatgruppe, und der ist auch wichtig und dringend und – tja. So wie die Arbeit ins Privatleben drängt, so drängt das Leben in die Arbeit.
Was tun? Das Problem ist privat und wir müssen es privat lösen. Auch Zwischenmenschliches kann vertagt werden. Ein Beispiel: „Ich sehe, dass das gerade brennt, aber ich stecke in einem Arbeitspaket, das ich nicht unterbrechen möchte. Ich melde mich heute Mittag dazu, bitte entscheidet es nicht ohne mich.“
- Alles gleichzeitig – und noch was obendrauf!
Ein Phänomen, das schwer zu greifen ist, wurde in der Befragung sichtbar: Fast alle Teilnehmenden berichteten, dass es manchmal schlicht überwältigend sei, zu arbeiten und dabei online zu sein. Als Beispiel wurde die Masse von Informationen und Nachrichten genannt. Dieser Aspekt ist schwierig, oder? Schließlich benötigen die meisten von uns das Internet für ihre Arbeit. Und wir alle haben so viele Informationen über unsere Arbeit, die Branche, was aktuell ist und ob es heute wieder Gemüsebratlinge in der Kantine gibt.
Was tun? Ran an den heiligen Gral. Unseren Kindern würden wir auch nicht raten, sich für die Mathematik-Hausaufgaben mitten in eine große Reiterhof-Raumstation-Puppenhaus-Kinderzimmerlandschaft zu setzen. Aber selbst versuchen wir es Tag um Tag. Die digitalen Workspaces müssen ausgemistet werden. Natürlich sind Dashboards eine der grandiosesten Erfindungen überhaupt, aber sie sind auch anstrengend. Sie zeigen alles, was wir wissen wollen könnten, aber wir müssen es eben nicht zu jeder Zeit wissen. Wer in Ruhe arbeiten will, muss den Mut haben, Informationen zu verstecken.
- Bonus-Challenge: Es ist schwerer, Arbeit nicht zu erledigen
Wir nehmen unsere Arbeit immer mit, es gibt also keinen Grund, sie nicht zu beenden. Die Teilnehmenden der Studie berichteten dies als einen der wichtigsten Stressfaktoren der Erreichbarkeit. Dieser Effekt ist schon seit etwa 100 Jahren als Zeigarnik-Effekt bekannt: Menschen erinnern sich besser an unerledigte als an abgeschlossene Projekte. Dazu kommt der Untersuchung zufolge die ständige Angst, etwas zu verpassen.
Was tun? Wer weiß, dass er seine Arbeit auch außerhalb der Arbeitszeit beenden kann, beeinträchtigt damit seine Fähigkeit, sich zu fokussieren. Das kostet Zeit und führt genau zu dem, was es ausgelöst hat: Die Arbeit rutscht in die Freizeit. Flexibilität ist ein Luxus, doch wenn sie zu entgrenzten Arbeitszeiten führt, dann killt sie Wohlbefinden und Produktivität. Hier hilft nur eine klare Definition von Arbeitszeit und Feierabend.
Fazit: Wir brauchen Lösungen
Zusammengenommen führen diese Faktoren dazu, dass Menschen schneller und länger arbeiten. Das klingt toll, führt aber zu Fehlern und Erschöpfung, was nicht im Sinne der Leistung ist. Vielleicht benötigen wir also keine großen Umfragen mehr, mit denen wir einander erzählen, was gerade problematisch ist. Vielleicht sollten wir alle viel genauer hinschauen, damit wir aus sehr konkreten Herausforderungen sehr konkrete Lösungen entwickeln können. Digital arbeiten ist ein Privileg. Machen wir es besser.
